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11. 銷售證書辦理控制程序

銷售證書辦理控制程序

1. 目的
為了確保 GFS 頒發(fā)的銷售證所包含信息的充分性，防止證書的誤用和濫用并對獲證組織銷售的認證產(chǎn)品進行類別、范圍和數(shù)量的控制，特制定本程序。
2.范圍
本程序適用于 GFS 對獲證組織申請銷售的獲證產(chǎn)品進行審核的相關(guān)管理活動。
3. 職責
3.1 質(zhì)量控制部為主控部門，負責審核獲證組織是否符合相關(guān)要求；
3.2 客服部、市場部為協(xié)助部門。
4. 程序
4.1 銷售證的申請
a）GFS 的質(zhì)量控制部應(yīng)制定“銷售證申請發(fā)放流程”，要求獲證組織在銷售認證產(chǎn)品前向認證機構(gòu)（GFS）申請銷售證。
b）填寫銷售證申請書，包括：申請方基本信息、獲證產(chǎn)品信息、購買方基本信息、申請銷售產(chǎn)品信息。
c）提交銷售證申請其它相關(guān)材料，包括：
① 申請方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、有機證書復印件）
② 購買方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照）
③ 雙方購買合同
④ 申請方產(chǎn)品出庫單、全年銷售記錄、開給購買方的發(fā)票或收據(jù)復印件。
4.2 申請銷售的獲證產(chǎn)品的審核
a）將填寫完成的銷售證申請書及以上所有文件加蓋申請方公章后郵寄至本公司。
b）公司收到文件后，由質(zhì)量控制部負責審核，審核內(nèi)容包括雙方資質(zhì)文件、雙方購買合同、產(chǎn)品出庫、銷售記錄等信息。審核無誤后，銷售證管理者填寫《銷售證申請評定記錄》，對獲證企業(yè)此次銷售證申請信息進行臺賬記錄。對符合要求的申請，頒發(fā)《有機產(chǎn)品銷售證》。
4.3 銷售證的內(nèi)容至少應(yīng)包括：
a) 賣方；
b) 買方；
c) 交付和/或交易日期；
d) 發(fā)證日期；
e) 對產(chǎn)品名稱、數(shù)量；
f) 認證狀態(tài)的說明；
g）生產(chǎn)批號或其他可追溯信息（如產(chǎn)品標識）；
h) 合同號；
i) 發(fā)票或提貨單的有關(guān)信息（如果在頒發(fā)銷售證時能夠提供的話）；
j) 認證機構(gòu)與適用標準；
k) 產(chǎn)品根據(jù)使用標準生產(chǎn)的說明；
l) 認證證書號；
m) 其他信息。
4.4 GFS 應(yīng)要求獲證方： “銷售證由獲證組織在銷售獲認證產(chǎn)品時轉(zhuǎn)交給購買單位。獲證組織應(yīng)保存銷售證的復印件至少 5 年，以備認證機構(gòu)再認證檢查時審核”。
4.5 銷售證書的使用情況核查
4.5.1 質(zhì)量控制部在安排獲證組織再認證檢查時，負責對上一年度獲證組織的銷售證使用情況檢查；包括驗證根據(jù)生產(chǎn)預測頒發(fā)的證書的總量。
4.5.2 GFS 對發(fā)出去的銷售證每 12 個月進行 1 次檢查。
4.6 獲證后的管理
市場部對獲得銷售證的獲證組織的日常監(jiān)督管理，包括：銷售證書的使用，申、投訴等。
4.7 銷售證的收費
按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5. 相關(guān)文件
5.1 CNCA-N-009： 2014《有機產(chǎn)品認證實施規(guī)則》
6. 銷售證基本格式見附件

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